Quy chế quản trị và hợp tác

Phân biệt chức danh điều hành cuộc thi với chức vụ chính thức của pháp nhân

Chức danh điều hành cuộc thi thể hiện phần việc trong dự án của cuộc thi kỳ đó. Thành viên hội đồng, người đứng đầu, người đại diện, phụ trách thường trực và đại diện đối ngoại chính thức của pháp nhân được xác nhận theo đăng ký pháp nhân và văn bản trao quyền chính thức của Liên đoàn. Khi sử dụng chức danh điều hành đối ngoại, người giữ chức danh ghi rõ tên cuộc thi, kỳ tổ chức và phạm vi dự án, đồng thời hoạt động trong giới hạn quyền hạn đã được Liên đoàn xác nhận.

Hợp tác đối ngoại và giao dịch thương mại thực hiện theo văn bản ủy quyền chính thức riêng biệt

Riêng chức danh điều hành cuộc thi không tạo ra quyền đàm phán đối ngoại hoặc cam kết thương mại thay mặt Liên đoàn. Việc đồng chủ trì, phối hợp tổ chức, vận động tài trợ, ký kết hợp đồng, thu hoặc chi tiền, hợp tác dưới danh nghĩa Liên đoàn và thỏa thuận cho năm hoặc kỳ tiếp theo phải căn cứ vào văn bản ủy quyền chính thức được 一般社団法人国際審査員連盟 ban hành trước đó. Liên hệ, cam kết, thỏa thuận và giao dịch cá nhân nằm ngoài văn bản này là hành vi cá nhân và không ràng buộc Liên đoàn.

Phân biệt thẩm quyền của pháp nhân, vai trò truyền đạt của Nhà sáng lập và chức danh điều hành

Việc điều hành hoạt động của pháp nhân, quyết định với tư cách cơ quan pháp nhân, quản lý thường xuyên và đại diện đối ngoại do thành viên hội đồng, người đại diện hoặc người có thẩm quyền theo pháp luật thực hiện trong phạm vi quyền hạn của mình, sau khi được bổ nhiệm hợp lệ, đăng ký trong phạm vi pháp luật Nhật Bản yêu cầu, và có thẩm quyền theo pháp luật, Điều lệ Liên đoàn cùng nghị quyết hợp lệ của Đại hội thành viên hoặc Hội đồng.

Nhà sáng lập là đầu mối truyền đạt đối ngoại về lịch sử, tôn chỉ và mạng lưới quốc tế của Liên đoàn; có thể tiếp nhận sự việc, giải thích và chuyển đạt các chủ trương, thông báo, thông tin đã được Liên đoàn chính thức xác nhận, công bố hoặc ghi nhận bằng văn bản chính thức. Riêng danh xưng “Nhà sáng lập” không tạo ra quyền hình thành, thay đổi hoặc quyết định ý chí của Liên đoàn; quản lý Liên đoàn; quyết định với tư cách pháp nhân; điều hành hoạt động; đại diện đối ngoại; ký kết; thu chi tiền; hoặc cam kết thay mặt Liên đoàn. Nếu Nhà sáng lập đồng thời có một chức vụ pháp lý hợp lệ khác hoặc nhận văn bản ủy quyền theo Điều 13, quyền hạn chỉ phát sinh từ chức vụ hoặc văn bản riêng biệt đó và chỉ trong phạm vi được ghi rõ.

Người chỉ giữ một trong các chức danh điều hành cuộc thi—gồm Chủ tịch cuộc thi, Phó Chủ tịch cuộc thi, Ủy viên đại diện dự án cuộc thi, Trưởng Hội đồng đại diện dự án cuộc thi, Chủ tịch Hội đồng dự án cuộc thi, Phó Chủ tịch Hội đồng dự án cuộc thi, Ủy viên thường trực dự án cuộc thi, Ủy viên điều hành dự án cuộc thi, Ủy viên dự án cuộc thi, Trưởng ban điều hành cuộc thi, Phó Trưởng ban điều hành cuộc thi, Thành viên Ban điều hành cuộc thi, Tổng Thư ký cuộc thi, Phó Tổng Thư ký cuộc thi, Phụ trách hạng mục thi, Phụ trách khu vực, Cố vấn và chức danh dự án khác—không có thẩm quyền quản lý, quyết định, điều hành, đại diện hoặc đưa ra cam kết ràng buộc Liên đoàn chỉ từ tên chức danh đó.

Người không được ghi trong đăng ký pháp nhân đối với chức vụ mà pháp luật yêu cầu đăng ký không thể dựa vào chức danh điều hành cuộc thi để thực hiện các thẩm quyền nêu trên. Nếu có tư cách pháp lý riêng biệt là thành viên, thành viên hội đồng, người đại diện hoặc chức vụ khác, quyền hạn phát sinh từ tư cách đó và văn bản quản trị hợp lệ. Nếu nhận văn bản ủy quyền theo Điều 13, người đó chỉ thực hiện các việc cụ thể được ghi trong văn bản; văn bản này không tạo ra chức vụ trong pháp nhân hoặc quyền quản lý, quyết định, điều hành hay đại diện chung.

Văn bản ủy quyền chính thức của Liên đoàn

Trong Quy chế này, “văn bản ủy quyền chính thức của Liên đoàn” chỉ là văn bản giấy chính thức hoặc văn bản điện tử chính thức được 一般社団法人国際審査員連盟 lập và ban hành riêng dưới danh nghĩa pháp nhân.

Văn bản phải ghi đầy đủ người được ủy quyền, nội dung ủy quyền, phạm vi thẩm quyền và thời hạn hiệu lực. Văn bản có chữ ký, kể cả chữ ký điện tử có thể xác minh, của người có thẩm quyền pháp lý để đại diện Liên đoàn hoặc trao quyền; hoặc được đóng dấu pháp nhân theo đúng thủ tục. Nội dung, chủ thể ban hành và tính xác thực phải được lưu giữ và có thể kiểm tra.

Tin nhắn riêng, tin nhắn nhóm, SMS, nội dung email, tin nhắn thoại, điện thoại, lời truyền đạt, ý tưởng, bảo đảm hoặc cam kết cá nhân không phải là văn bản ủy quyền chính thức. Nguyên tắc này áp dụng cả khi người gửi, tên nhóm hoặc tài khoản hiển thị mối liên hệ với Liên đoàn. Nếu các kênh đó được dùng để chuyển tài liệu thì bản thân tin nhắn vẫn không phải là sự ủy quyền. Chỉ văn bản riêng biệt đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Điều này mới là căn cứ ủy quyền của Liên đoàn.

Ủy quyền chỉ có hiệu lực đối với nội dung, phạm vi và thời hạn ghi trong văn bản. Văn bản không bổ nhiệm người được ủy quyền vào chức vụ của pháp nhân và không trao thẩm quyền quản lý hoặc quyết định chung đối với Liên đoàn.